圖紙、技術資料是物業管理企業開展工作的重要工具。 在實際操作中， 由于日常的一點疏忽或不及時收集這些資料，往往會給日后的管理工作帶來諸多不便，甚至會使商業大廈、寫字樓、工業區和住宅區的機電、消防、供水供電、智能網絡等管理陷入被動局面。故此，筆者愿就這一平凡而又十分重要的工作與物業管理同行進行探討。
一. 圖紙、技術資料收集范圍：
物業管理圖紙、技術資料涉及面廣、量大、瑣碎、關聯性強。收集范圍主要有：（１）機電類：高低壓配電、發電機組、照明布線、電梯、消防、空調、排風、機算機處理系統的工程設計圖紙、修改圖、竣工圖、以及各種設備的產品說明書、出廠或現場試驗報告、改進及大小修記錄。（２）土建類：建筑工程設計圖紙、工程施工圖紙、含各類土木、給排水工程和隱蔽工程圖紙、記錄以及竣工資料。（３）配套設施類：管道煤氣、通訊、有線電視等系統的工程圖紙資料。（4）智能網絡類：Internet寬頻網絡系統、各類智能化管理的機算機處理系統、自動報警系統及其布線方面的圖紙資料。（５）公司用于技術管理所制定的有關圖表和制度。（４）國家制定的有關規范文件。（6）勞動及人力資源部門制定技術技能標準、操作規程。( 7 )公司購購的技術性專業書籍、報刊等等。
為能及時有效地收集圖紙、技術資料，在商業大廈、寫字樓、工業區和住宅區工程施工中，工程部或物業管理籌備處應指定專人，對各個專業的圖紙進行收集、整理、分類并造冊登記。對施工過程中因變更或改進方案的項目（即有些沒有按照原施工的項目），應及時對照原圖作出修改并予以說明。對某些一時無法收集的資料要向有關部門追討并在圖紙說明中記錄清楚。
二．圖紙、技術資料借閱與使用：
圖紙技術資料一般由工程部文員或設一名專職資料員實行專人專責管理，圖紙技術資料不得借給與工程管理無關的人員。當在檢查維修時若需要查閱有關資料，必須辦理登記手續，在《借閱登記簿》上要記載清楚借閱時間，借閱資料名稱、數量、歸還日期。同時借閱人還必須簽名確認，借閱人不得擅自復印。一些珍貴資料的借閱還必須經工程部經理或其授權人簽字同意后方可借出。借閱使用者應妥善保管，檢修查閱完畢應主動、及時地將圖紙資料交回到管理人員并予以注銷登記，如有損壞必須及時復印補充。對于日常工作中各部門負責人、技術工人員、值班室員工需要經常用使用的技術資料，應由原圖紙、資料復印使用。
三. 圖紙、技術資料管理責任：
物業管理企業要建立圖紙、技術資料管理制度，明確資料管理員的崗位責任，作為資料管理員要加強資料檔案管理的業務學習，認真搞好本職工作，妥善保管各種資料。在管理過程中一定要做好日常防鼠、防蟲、防潮、防腐等工作、確保資料的安全與完整。
當原資料管理員不再負責該工作時，應將所有資料按原造冊登記目錄進行移交，若資料不全則要追究有關人員的責任。工程部經理、副經理、工程師（總工程師或主任工程師）負有檢查圖紙和資料管理及使用情況的責任，要定期檢查，發現問題及時糾正，對違反圖紙、技術資料管理規定的有關人員進行處罰，對因圖紙、技術資料管理不善造成重大事故和損失的，將追究有關人員和管理人員的責任，并視其情況給予扣罰考核工資或免職處分。

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